Elektronische Betriebsprüfung – Schätzungen des Finanzamts vermeiden

Früher wurden Betriebsprüfungen mit der Stichprobenmethode durchgeführt. Heute bleibt dem Fiskus kaum mehr etwas verborgen: Unter Einsatz der Prüfsoftware IDEA können Betriebsprüfer die Finanzbuchhaltung systematisch und vollständig auf Unstimmigkeiten hin analysieren und auswerten. Die Folge: Nicht nur Buchungsfehler und Manipulationen werden schneller entdeckt. Auch andere Auffälligkeiten treten leicht zutage und werden oft zum Nachteil der Steuerzahler bewertet.

Viele mittelständische Unternehmen sind nicht ausreichend auf elektronische Betriebsprüfungen vorbereitet, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Digitale Prüfungsverfahren erfordern von Unternehmen noch mehr Weitblick und besondere Vorkehrungen. Der Zugriff sollte auf steuerlich relevante Daten beschränkt bleiben. Nicht prüfungsrelevante Dokumente wie Auftragsbücher oder Personalunterlagen sollten durch gesonderte Zugriffsrechte geschützt werden. „Standen bis dato der Waren- und Materialeinsatz sowie Reisekostenabrechnungen im Mittelpunkt, können jetzt auch stochastische Auswertungen vorgenommen werden“, betont Bilanzbuchhalterin Bärbel Ettig, Mitglied im BVBC-Präsidium. „Zeigen sich Auffälligkeiten oder Abweichungen von vorgegebenen Wahrscheinlichkeiten, werden Unternehmen häufig mit hohen Schätzwerten belegt.“ Es kann zu erheblichen Nachberechnungen kommen, die geschäftskritische Auswirkungen haben können.

Was berechtigt das Finanzamt zu Schätzungen? Die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung besteht dann, wenn die Buchführung oder Aufzeichnungen sachlich fehlerhaft sind. Oft suchen die Betriebsprüfer zunächst nach formellen Fehlern, um dann mit digitalen Prüfungsmethoden die sachliche Richtigkeit zu widerlegen. „Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gewinnt an Bedeutung“, sagt BVBC-Expertin Ettig, die seit Jahren Unternehmen auf elektronische Steuerprüfungen vorbereitet. „Schon kleine Fehler können intensive Nachforschungen mit Prüf- und Kalkulationsprogrammen nach sich ziehen.“ Besonders kritisch werden neben der ordnungsgemäßen Rechnungslegung (gemäß UStG § 14) Kassenberichte, Ausfuhrlieferungen und die Übereinstimmung von Lieferscheinen und Rechnungslegung geprüft. Stoßen Betriebsprüfer auf manipulierte Daten, steht obendrein der strafrechtliche Tatbestand der Steuerhinterziehung im Raum.

Ein besonderes Augenmerk erfordert die Kassenführung. Tipp des BVBC: Es ist sicherzustellen, dass die Schlussbons vollständig und fortlaufend vorhanden sind. Materialverluste aufgrund von Bruch oder Schwund sind systematisch zu protokollieren. Obendrein ist darauf zu achten, dass die Datensicherheit der Kassentechnik über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist hinweg gewährleistet bleibt.

Grundsätzlich gewinnen Buchführung sowie Kosten- und Leistungsrechnung weiter an Bedeutung. Unternehmen sollten ein internes Kontrollsystem für das Finanz- und Rechnungswesen etablieren, das Arbeitsanweisungen klar festlegt. Eine besondere Rolle kommt Bilanzbuchhaltern zu. Sie können als Partner der Unternehmensleitung alle beteiligten Mitarbeiter zu einer ordnungsgemäßen Belegführung anleiten. Nur mit systematischen Vorkehrungen können Steuerzahler unvorteilhafte Schätzungen der Finanzbehörden vermeiden.

Bärbel Ettig ist geprüfte Bilanzbuchhalterin und Betriebswirtin. Seit 1995 ist Bärbel Ettig selbstständig sowie als Dozentin für den Bereich Rechnungswesen tätig. Seit 2008 ist sie Präsidiumsmitglied im Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) und Ansprechpartnerin für das Ressort „Selbstständige“.

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